Öffentliche Beschaffungsstellen sollen verstärkt neue Produkte, Dienstleistungen und IT-Systeme bestellen

Innovation im öffentlichen Beschaffungswesen durch neues Kompetenzzentrum

Logo of the federal government of Germany: Federal Ministry of Economics and Technology (Photo credit: Wikipedia)

Das Beschaffungsvolumen der öffentlichen Hand liegt nach Schätzungen bei etwa 300 Mrd. Euro im Jahr. Hierin liegt ein erhebliches Potenzial für Innovationen. Durch den Einkauf hochmoderner Produkte und neuer technischer Lösungen können staatliche Institutionen modernere Leistungen anbieten und sparen langfristig Kosten, vor allem Energiekosten. Gleichzeitig werden Unternehmen dazu angeregt, mehr Innovationen zu entwickeln. Wenn es ihnen gelingt, ihre innovativen Produkte an öffentliche Institutionen zu verkaufen, sind dies wichtige Referenzprojekte für weitere potenzielle Verkäufe. Damit leistet der Staat einen großen Beitrag, um Innovationen schnell zu verbreiten.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) setzt daher Anreize für öffentliche Beschaffungsstellen, damit diese verstärkt neue Produkte, Dienstleistungen und IT-Systeme nachfragen.

Das BMWi hat ein Kompetenzzentrum eingerichtet, das vom Bundesverband Materialwirtschaft, Logistik und Einkauf e.V. (BME) durchgeführt wird. Das Kompetenzzentrum hat die Aufgabe, Beschaffungsstellen beim Erwerb von neuen Produkten, Dienstleistungen und Systemlösungen zu beraten. Neuerungen in den öffentlichen Institutionen werden über eine Internetplattform bekannt gemacht, um die schnelle Verbreitung zu stimulieren. Über einen virtuellen Marktplatz können Beschaffer und Anbieter von neuen Produkten und Leistungen miteinander kommunizieren. Auf zahlreichen, meist regionalen Veranstaltungen werden Beschaffer und Entscheidungsträger darüber informiert, wie Neuerungen kostengünstig eingeführt werden können. Das Kompetenzzentrum berät auch über die vorkommerzielle Auftragsvergabe, ein neues Instrument zur Entwicklung von Lösungen, an der sich mehrere Unternehmen im Wettbewerb zueinander beteiligen.

Zielsetzung des Aufbaus eines Kompetenzzentrums für innovative Beschaffung

Mit dem Aufbau und Betrieb eines Kompetenzzentrums für innovationsorientierte Beschaffung soll eine Sensibilisierung für dieses strategische Beschaffungsziel auf Seiten der öffentlichen Auftraggeber herbeigeführt werden, um mittel- bis langfristig die Rolle der öffentlichen Hand als Impulsgeber und Nachfrager von Innovationen zu stärken.

Die Etablierung eines Kompetenzzentrums für innovationsorientierte Beschaffung soll daher darauf ausgelegt sein, nachhaltig für die Innovationsorientierung des öffentlichen Einkaufs zu sorgen. Sollen die Maßnahmen nicht nur ein „Strohfeuer“ sein, sondern dauerhaft zur Etablierung einer Innovationskultur führen, muss folgendes Berücksichtigt werden:

• Innovationsorientierung ist dauerhaft und mittelfristig im Handlungsraum öffentlicher Einkäufer zu verankern. Dies bedeutet, dass das Verständnis des öffentlichen Einkaufs zur strategischen Funktion im Sinne eines „technologischen Horchpostens“ für die Beschaffungsmärkte aufzuwerten ist.
  
• Gleichzeitig soll am Beispiel praktischer Erfahrungen gezeigt werden, wie innovationsorientierte Beschaffung bereits jetzt (d.h. relativ kurzfristig) tatsächlich und erfolgreich funktionieren kann. Nur durch erfolgreiche Beispiele wird erreicht, dass der o.g. mittelfristige Veränderungsprozess auch tatsächlich angestoßen wird.

Aufgabenstellung des Kompetenzzentrums für innovative Beschaffung

Die Strukturen, der Kenntnisstand und die Bedürfnislage bei öffentlichen Auftraggebern als potenzielle Nachfrager von Innovationen stellen sich sehr unterschiedlich dar.

Um diese unterschiedlichen Zielgruppen zu erreichen und sukzessive bei der Überbrückung vorhandener Hemmnisse und Widerstände gezielt zu unterstützen, ist das Leistungsportfolio des Kompetenzzentrums auf vier Schwerpunkte ausgerichtet:

• Sensibilisierung für innovationsorientierte Beschaffung als strategisches Ziel

  Um innovationsortierte Beschaffung als strategisches Ziel zu positionieren und vorhandene Widerstände zu überbrücken, betreibt das Kompetenzzentrum verstärkt Informations- und Aufklärungsarbeit in Form von Veranstaltungen, Seminaren, Fachgruppen etc.

• Aufbau von Wissen und Erfahrungen bei innovativen Beschaffungen

  Um innovationsorientierte Beschaffung durchführen zu können, ist umfangreiches Wissen über diese Gebiete erforderlich. Dazu gehören einerseits Informationen zu technischen, betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und (vergabe-) rechtlichen Aspekten einer innovationsorientierten Beschaffung. Andererseits müssen Informationen darüber vorliegen, in welchen Waren- und Produktgruppen konkret innovative Lösungen eingekauft werden können. Dieses Wissen liegt derzeit nur dezentral und verstreut vor. Das Kompetenzzentrum sammelt diese dezentralen Informationen, bündelt sie und macht sie über eine Plattform einer breiten Öffentlichkeit zugänglich. Gleichzeitig bietet die Plattform die Möglichkeit, in Form von Foren und Blogs konkrete Fragestellungen, Herausforderungen und Problemstellungen mit anderen Einkäufern der öffentlichen Hand und der Privatwirtschaft sowie mit Anbietern von Innovationen, insbesondere aus dem mittelständischen Bereich, zu diskutieren.

• Vermittlung von Handlungs- und Umsetzungskompetenz

  Das Wissen über Verfahren und Produkte innovationsorientierter Beschaffung ist jedoch nutzlos, wenn es nicht im nächsten Schritt in neuen Projekten bzw. Beschaffungsvorhaben eingesetzt wird. Deshalb ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Kompetenz-zentrums, diese Handlungs- und Umsetzungskompetenz bei möglichst vielen Beschaffungsstellen und potenziellen Bietern zu erreichen, die bislang nicht innovationsorientiert einkaufen. Dazu gehören konkrete Handlungsempfehlungen, Umsetzungshilfen, Checklisten, Veranstaltungen, Vor-Ort-Beratungen etc.

• Unterstützung beim Anstoßen von Pilotprojekten zur Beschaffung von nicht und noch nicht marktgängigen Innovationen

  Im Fall von Innovationen, die noch nicht entwickelt wurden, werden Beschaffungsstellen vom Kompetenzzentrum beraten, etwa bei der Durchführung von vorkommerziellen Auftragsvergaben. Darüber hinaus sollen Beschaffungsstellen im Rahmen von Pilotprojekten umfassend unterstützt werden. Im Falle von Innovationen, die bereits entwickelt, aber noch nicht marktreif produziert bzw. eingesetzt wurden, unterstützt das Kompetenzzentrum Beschaffungsstellen und Anbieter etwa beim Eruieren von Einsatz- bzw. Finanzierungsmöglichkeiten.
  

Quellen: BMWi, http://www.bme.de